WIP Limit: ¿Por qué es bueno limitar el trabajo en progreso?

Comencemos por explicar brevemente el significado de WIP Limit. La palabra WIP proviene de la abreviatura de la frase en inglés “Work In Progress” que traducida significa “trabajo en progreso”. En otras palabras, un WIP Limit es el límite del trabajo en progreso realizado por el equipo en un determinado momento, lo que nos ayuda, además, a delimitar la capacidad máxima del equipo por tareas a realizar al mismo tiempo.

¿Por qué delimitar el trabajo actual?

El WIP Limit se debe de aplicar en cada columna del flujo de trabajo que se esté manejando dentro de nuestro tablero Kanban. Esto es importante, ya que de esta manera se pueden visualizar todas aquellas tareas que se estén trabajando y aquellas que estén apunto de terminarse. Si se tienen muchas tareas en progreso, se corre el riesgo de perder de vista cada una de ellas y empezar a utilizar el multitasking como recurso para terminarlas, lo que eventualmente ocasionará que le restemos la importancia necesaria a cada tarea y por ende no se comience a terminar el trabajo.

Situaciones como éstas las vemos a diario, por ejemplo, en algo tan sencillo como la fila de cobro de un supermercado. En este caso, el WIP Limit está determinado por la cantidad de cajas abiertas con un cajero en cada una de tal modo que pueda brindar el mejor servicio posible al concentrarse en una sola persona, ya que de lo contrario sería imposible atender a más de una. ¿Y qué sucede cuando la cantidad de gente es mayor a la capacidad de cajas abiertas en ese momento? La respuesta es sencilla: se abren una o más cajas para así incrementar el WIP Limit y comenzar a liberar el cuello de botella de la gente en espera. 

En nuestros equipos funciona de la misma forma. Si en determinada columna se incrementa el trabajo en espera y se comienza a generar un cuello de botella, lo que tendremos que hacer será mover los recursos que nos ayuden a liberar dicho cuello de botella y, si es necesario incrementar el WIP Limit para utilizar más recursos, lo hacemos.

¿Cúal es el número correcto de WIP por cada columna?

No existe un número correcto, ya que dicho número dependerá de la experiencia del equipo y sus necesidades. Sin embargo, cuando un equipo comienza a implementar la metodología Kanban, se recomienda que el WIP Limit se determine multiplicando el número de integrantes que trabajan en la columna a delimitar, ya sea por el número dos o bien el número tres, es decir, si en la columna de “Desarrollo” trabajan cuatro personas, este número se multiplicará por dos (lo más recomendable) ó tres, dando como resultado los números ocho y doce respectivamente. Esto significa que cada integrante podrá estar realizando dos tareas al mismo tiempo, y en dado caso de que se presente una tarea urgente o se tenga una bloqueada, sin ningún problema podrá tomar otra mientras se gestiona el bloqueo o la urgencia de la otra tarea.

Estos números se recomienda revisar cada fin de iteración, con el fin de saber si éstos fueron los más óptimos o si se respetaron, y de acuerdo al resultado, se pueda tomar la decisión de aumentarlos o disminuirlos. 

Por lo general lo más recomendable es nunca aumentarlos y analizar las causas del porqué no funcionaron como se esperaba. Puede ser que haya sido por constantes bloqueos en las tareas, una mala planeación o por dependencias que generaron retrasos; y una vez resueltos estos problemas, se recomienda mantener un WIP Limit lo más bajo posible.

En conclusión, es sumamente importante establecer un WIP Limit y cumplirlo , ya que de esta manera se puede dar una atención focalizada al cliente y al trabajo que se esté realizando. En Fábrica de Soluciones contamos con un equipo especializado para la implementación y capacitación de metodologías Ágiles como Kanban, Scrum y SAFe, además, te llevamos de la mano para que tengas un WIP Limit de acuerdo a tus capacidades y trabajo.